5 typische Dokumentenprobleme bei Immobilienbewirtschaftern
Von fragmentierten Ablageorten bis zu verlorenen E-Mails – die häufigsten Herausforderungen und wie Sie sie lösen.
In Gesprächen mit Schweizer Immobilienbewirtschaftern hören wir immer wieder dieselben Schmerzpunkte. Hier sind die fünf häufigsten Dokumentenprobleme – und Ansätze, wie Sie sie lösen können.
Problem 1: Dokumente an 5 verschiedenen Orten
Das Problem: Dokumente sind verstreut über ERP-System, DMS, E-Mail-Postfächer, SharePoint und physisches Papierarchiv. Wer etwas sucht, muss mehrere Systeme durchforsten.
Typische Symptome
- "Ist der Mietvertrag im ERP oder im DMS?"
- "Die Rechnung habe ich per E-Mail bekommen, aber wo ist sie jetzt?"
- "Das Original liegt noch im Ordner – wurde das gescannt?"
Die Lösung: Ein zentraler digitaler Posteingang, der alle Dokumente erfasst und automatisch dem richtigen System zuordnet. Die Quelle (E-Mail, Scan, Upload) spielt keine Rolle – alle Dokumente landen am selben Ort.
Problem 2: Monster-PDFs ohne Struktur bei Mandatswechsel
Das Problem: Bei Mandatsübergaben kommen oft riesige PDF-Dateien mit 100-300 Seiten – alle Dokumente einer Liegenschaft in einer Datei, ohne Trennung, ohne Benennung.
Das Ausmass
Bei einer Übernahme von 2500 Wohnungen können das 350+ GBan solchen "Monster-PDFs" sein. Die manuelle Aufteilung dauert 6-9 Monate Vollzeit.
Die Lösung: KI-basierte Werkzeuge können Monster-PDFs automatisch analysieren, an den richtigen Stellen trennen und jedes Dokument korrekt klassifizieren. Was manuell Monate dauert, wird in Wochen erledigt.
Problem 3: Keine einheitliche Benennung
Das Problem: Jeder Mitarbeiter benennt Dateien anders. Der eine schreibt "MV_Müller_2024", der andere "Mietvertrag Müller Hans Wohnung 3B". Suchen wird zum Ratespiel.
Beispiele inkonsistenter Benennung
Scan_20240315.pdf– Sagt nichts ausMV Müller.pdf– Welcher Müller? Welche Wohnung?Vertrag_neu_FINAL_v2.pdf– KlassikerDok1.pdf– Hoffnungslos
Die Lösung: Automatische Benennung nach einem einheitlichen Schema. Wenn die KI erkennt, dass es ein Mietvertrag von Hans Müller für Wohnung 3B ist, wird die Datei automatisch2024-03-15_Mietvertrag_Müller-Hans_Whg-3B.pdf benannt.
Problem 4: E-Mails gehen verloren bei Mitarbeiterwechsel
Das Problem: Ein Mitarbeiter verlässt die Firma. Sein E-Mail-Postfach wird nach 6 Monaten gelöscht. Erst dann fällt auf, dass wichtige Mieterkommunikation nur dort abgelegt war.
Risiken
- Wichtige Vereinbarungen nicht mehr nachvollziehbar
- Rechtliche Probleme bei Streitigkeiten
- Verlust von Kontext und Wissen
- Kundenunzufriedenheit durch fehlende Auskunftsfähigkeit
Die Lösung: E-Mails mit Bezug zu Liegenschaften und Mietern automatisch archivieren – nicht im Postfach des Mitarbeiters, sondern im zentralen System, zugeordnet zum richtigen Dossier.
Problem 5: Manuelle Suche frisst Zeit
Das Problem: Bewirtschafter verbringen geschätzt 20-30% ihrer Arbeitszeit mit Dokumentensuche und -ablage. Zeit, die für die eigentliche Bewirtschaftung fehlt.
Rechnung: Verlorene Zeit
Die Konsequenz: Das Skalierungspotenzial bleibt ungenutzt. Statt mehr Liegenschaften zu bewirtschaften, kämpfen Mitarbeiter mit dem bestehenden Portfolio.
Die Lösung: Automatische Klassifizierung und intelligente Suche. Wenn jedes Dokument sofort am richtigen Ort liegt und per Volltextsuche gefunden wird, sinkt der Zeitaufwand drastisch.
Wie Flatscouts alle 5 Probleme adressiert
Flatscouts wurde entwickelt, um genau diese Herausforderungen zu lösen:
| Problem | Flatscouts-Lösung |
|---|---|
| 5 verschiedene Ablageorte | Zentraler Posteingang mit automatischer Zuordnung |
| Monster-PDFs | Automatisches Aufteilen und Klassifizieren |
| Inkonsistente Benennung | Standardisierte Benennung nach Schema |
| E-Mail-Verlust | Automatische Archivierung im Dossier |
| Zeitaufwand Suche | Intelligente Suche + automatische Ablage |
Das Beste: Sie können Ihre eigene Ablagestrukturbeibehalten. Flatscouts klassifiziert nach SVIT-Standard, aber Sie definieren, wie die Dokumente bei Ihnen strukturiert werden.
Fazit: Dokumentenprobleme sind lösbar
Die fünf beschriebenen Probleme sind in der Branche weit verbreitet – aber nicht unvermeidlich. Mit der richtigen Kombination aus Prozessen und Tools lassen sich Dokumentenchaos und Zeitfresser eliminieren.
Der erste Schritt: Analysieren Sie, welches Problem bei Ihnen am grössten ist. Dann priorisieren Sie die Lösung entsprechend.
Welches Problem nervt Sie am meisten?
Lassen Sie uns besprechen, wie Flatscouts Ihre spezifischen Dokumentenprobleme lösen kann.
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