Mandatswechsel automatisieren: Von Monster-PDFs zu strukturierten Dossiers
350 GB PDFs von 2500 Wohnungen – und alles manuell sortieren? Flatscouts klassifiziert automatisch gemäss SVIT-Leitfaden.
Das Problem bei Mandatsübergaben
Monster-PDFs
100-300 Seiten in einem PDF – Mietverträge, Rechnungen, Korrespondenz wild durcheinander gescannt.
5+ Ablageorte
Dokumente verstreut in ERP, DMS, E-Mail-Postfächern, SharePoint und physischen Archiven.
Wochen Aufwand
Bei grossen Mandaten dauert die manuelle Sortierung 6-9 Monate Vollzeitarbeit.
Fehleranfällig
3-8% Fehlerquote bei manueller Sortierung – mit teuren Folgekosten bei falscher Zuordnung.
Die Lösung: KI-gestützte Klassifizierung
Flatscouts analysiert alle Dokumente automatisch, teilt Monster-PDFs auf und strukturiert alles gemäss SVIT-Standard – in Tagen statt Monaten.
SVIT-konform + flexibel
Klassifizierung basiert auf dem SVIT Futureboard Leitfaden. Ihre individuelle Struktur kann darauf aufgebaut werden.
Monster-PDF Splitting
Grosse PDFs werden automatisch analysiert und in einzelne, korrekt benannte Dokumente aufgeteilt.
Konfidenzwerte
Jede Klassifizierung hat einen Konfidenzwert. Hohe Werte = automatische Verarbeitung möglich.
5 Schritte zur automatisierten Mandatsübernahme
Upload
Laden Sie alle Dokumente hoch – auch Monster-PDFs mit hunderten Seiten.
KI-Analyse
Flatscouts erkennt jeden Dokumenttyp: Mietverträge, Rechnungen, Korrespondenz etc.
Strukturierung
Automatische Zuordnung zu ED, LD, MD und HD gemäss SVIT-Standard.
Validierung
Prüfen Sie Klassifizierungen mit niedrigem Konfidenzwert. Das System lernt.
Export
Strukturierte Dokumente mit Metadaten in Ihr DMS exportieren.
SVIT-konforme Dokumentenkategorien
Basierend auf dem SVIT Futureboard Leitfaden "Datenhandling beim Mandatswechsel"
Eigentümerdossier
- Bewirtschaftungsverträge
- Eigentümerkorrespondenz
- Honorarabrechnungen
- Budgets
Liegenschaftsdossier
- Serviceverträge
- Pläne & Grundrisse
- Grundbuchauszüge
- Nebenkostenabrechnungen
Mieterdossier
- Mietverträge & Nachträge
- Bewerbungsunterlagen
- Mieterkorrespondenz
- Kündigungen
Hauswartdossier
- Hauswartverträge
- Pflichtenhefte
- Lohnabrechnungen
- Korrespondenz
Häufige Fragen zum Mandatswechsel
Wie lange dauert die Klassifizierung bei einem Mandatswechsel?
Die Verarbeitungszeit hängt vom Volumen ab. Ein typischer Mandatswechsel mit 500 Wohnungen und mehreren tausend Dokumenten wird in wenigen Tagen verarbeitet – was manuell Wochen oder Monate dauern würde.
Was ist der SVIT-Standard bei Mandatswechseln?
Der SVIT Schweiz hat über das Futureboard den Leitfaden "Datenhandling beim Mandatswechsel" erarbeitet. Er definiert Dokumentenkategorien wie Eigentümerdossier (ED), Liegenschaftsdossier (LD), Mieterdossier (MD) und Hauswartdossier (HD).
Kann Flatscouts auch meine eigene Struktur verwenden?
Ja. Flatscouts klassifiziert nach SVIT-Standard, aber Sie können Ihre eigene Ablagestruktur darauf aufbauen. Die flexible Konfiguration passt sich Ihren individuellen Anforderungen an.
Was kostet die Klassifizierung bei einem grossen Mandatswechsel?
Für grosse Mandatsübergaben bieten wir den Enterprise Integration Service mit individueller Preisgestaltung. Kontaktieren Sie uns für ein Angebot – der ROI liegt typischerweise unter 6 Monaten.
Mandatswechsel steht an?
Lassen Sie uns besprechen, wie Flatscouts Ihre Dokumentenübergabe automatisieren kann. SVIT-konform und anpassbar an Ihre Struktur.
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