Monster-PDFs aufteilen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Was ist ein Monster-PDF?

In der Schweizer Immobilienbewirtschaftung bezeichnet "Monster-PDF"eine sehr grosse, unstrukturierte PDF-Datei – typischerweise mit 100 bis 300+ Seiten. Diese Dateien enthalten viele verschiedene Dokumenttypen ohne klare Trennung: Mietverträge, Rechnungen, Korrespondenz, Nebenkostenabrechnungen – alles wild durcheinander gescannt.

Warum entstehen Monster-PDFs?

Monster-PDFs sind ein typisches Phänomen bei Mandatsübergaben. Die abgebende Verwaltung muss alle Dokumente übergeben und wählt oft den schnellsten Weg: Alles auf einmal scannen.

• Zeitmangel: Einzeln scannen und benennen dauert zu lange
• Keine Standards: Es gibt keine verbindlichen Vorgaben für die Übergabe
• Alte Archive: Physische Ordner werden komplett eingescannt
• Konflikte: Bei unfreiwilligen Mandatswechseln fehlt die Kooperationsbereitschaft

Manuelle Methode (Adobe, PDF24)

So teilen Sie ein Monster-PDF manuell auf:

Schritt 1: PDF öffnen und analysieren

Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat oder einem kostenlosen Tool wie PDF24. Scrollen Sie durch und verschaffen Sie sich einen Überblick:

• Welche Dokumenttypen sind enthalten?
• Wo beginnt/endet jedes Dokument?
• Gibt es erkennbare Muster (z.B. Briefköpfe)?

Schritt 2: Trennstellen markieren

Notieren Sie die Seitenzahlen, an denen neue Dokumente beginnen. Bei einem 200-seitigen PDF mit 30 Dokumenten sind das 30 Trennstellen.

Schritt 3: PDF teilen

In Adobe Acrobat:

1. Werkzeuge → Seiten verwalten → Teilen
2. Option: "Nach Seitenzahl" oder "Nach Lesezeichen"
3. Alternativ: Einzelne Seitenbereiche extrahieren

Mit PDF24 (kostenlos):

1. PDF hochladen auf pdf24.org/split-pdf
2. Seitenvorschau nutzen
3. Trennlinien setzen
4. Download der Einzeldateien

Schritt 4: Dokumente benennen

Geben Sie jedem Dokument einen aussagekräftigen Namen nach Ihrem Schema:

• 2024-03-15_Mietvertrag_Müller_Wohnung-3B.pdf
• 2023-NK_Abrechnung_Liegenschaft-Hauptstr-10.pdf

Schritt 5: Ablage

Ordnen Sie jedes Dokument dem korrekten Dossier zu (ED, LD, MD, HD) – manuell in Ihrer Ordnerstruktur oder Ihrem DMS.

Automatische Methode mit KI

KI-basierte Tools wie Flatscouts automatisieren den gesamten Prozess:

So funktioniert's

1. Upload: Laden Sie das Monster-PDF hoch – egal wie gross.
2. KI-Analyse: Das System erkennt automatisch, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt.
3. Klassifizierung: Jedes Dokument wird als Mietvertrag, Rechnung, Kündigung etc. erkannt.
4. Strukturierung: Automatische Zuordnung zu ED, LD, MD oder HD gemäss SVIT-Standard.
5. Validierung: Sie prüfen nur Dokumente mit niedrigem Konfidenzwert – der Rest läuft automatisch.

Zeitvergleich: Manuell vs. Automatisch

Fazit

Monster-PDFs sind ein lästiges aber lösbares Problem. Die manuelle Methode funktioniert, ist aber zeitaufwendig und fehleranfällig. Für einzelne kleine PDFs mag sie ausreichen.

Bei grösseren Volumen – insbesondere bei Mandatswechseln – lohnt sich der Einsatz automatischer Tools. Die Zeitersparnis von 85-95% bedeutet: Was manuell Wochen dauert, ist in Tagen erledigt.

→ Mehr zur Mandatswechsel-Lösung von Flatscouts