Der digitale Ablagesklave für Ihre tägliche Dokumentenflut
Schluss mit 5 verschiedenen Ablageorten. Flatscouts klassifiziert Ihre Dokumente automatisch – im Hintergrund, während Sie arbeiten.
Das tägliche Dokumenten-Dilemma
E-Mail-Chaos
Wichtige Dokumente verstecken sich in E-Mail-Postfächern. Bei Mitarbeiterwechsel gehen Informationen verloren.
5+ Ablageorte
ERP, DMS, SharePoint, E-Mail, Papierarchiv – jedes Dokument muss an den richtigen Ort.
Suchzeit
"Wo ist der Mietvertrag von Müller?" Statt zu suchen, könnten Sie bewirtschaften.
Skalierungslimit
Manuelle Ablage begrenzt die Anzahl Wohnungen, die ein Bewirtschafter betreuen kann.
Die Lösung: KI arbeitet im Hintergrund
Flatscouts übernimmt die Ablage, während Sie sich auf die Bewirtschaftung konzentrieren. Jedes Dokument landet automatisch am richtigen Ort.
Zentraler Posteingang
Alle Dokumente an einem Ort – ob per E-Mail, Scan oder Upload. Flatscouts sortiert automatisch.
Automatische Zuordnung
Die KI erkennt, zu welcher Liegenschaft und welchem Mieter das Dokument gehört.
SVIT-konform + flexibel
Basiert auf SVIT-Standard, aber Sie definieren Ihre eigene Ablagestruktur darauf.
So einfach funktioniert's
Upload
Dokument hochladen – per Drag & Drop, E-Mail-Weiterleitung oder Scanner.
KI-Erkennung
Flatscouts erkennt Dokumenttyp, Liegenschaft und Mieter automatisch.
Validierung
Bei niedrigem Konfidenzwert: kurz prüfen. Das System lernt aus Korrekturen.
Ablage
Dokument wird korrekt benannt und im DMS abgelegt. Fertig.
Ihr Nutzen
Zeit sparen
Keine manuelle Sortierung mehr. Dokumente werden im Hintergrund klassifiziert, während Sie arbeiten.
Alles finden
Jedes Dokument ist sofort auffindbar – kein Suchen in verschiedenen Systemen mehr.
Nichts verlieren
E-Mails und Anhänge werden automatisch archiviert – auch bei Mitarbeiterwechsel.
Skalierungspotenzial
Mehr Zeit für die eigentliche Bewirtschaftung bedeutet Potenzial für mehr Wohnungen pro Mitarbeiter.
Diese Dokumente erkennt Flatscouts
Mieterdokumente
- Mietverträge & Nachträge
- Mietzinsanpassungen
- Kündigungen
- Bewerbungsunterlagen
- Mieterkorrespondenz
Liegenschaftsdokumente
- Nebenkostenabrechnungen
- Serviceverträge
- Rechnungen
- Offerten
- Protokolle
Eigentümerdokumente
- Bewirtschaftungsverträge
- Honorarabrechnungen
- Budgets
- Eigentümerkorrespondenz
- Versammlungsprotokolle
Häufige Fragen
Wie funktioniert die automatische E-Mail-Ablage?
E-Mails mit Anhängen können automatisch an Flatscouts weitergeleitet werden. Die Anhänge werden klassifiziert und der richtigen Liegenschaft oder dem Mieter zugeordnet. Die E-Mail selbst wird archiviert.
Kann Flatscouts mit meiner bestehenden Ablagestruktur arbeiten?
Ja. Flatscouts klassifiziert nach SVIT-Standard, aber Sie können Ihre individuelle Ablagestruktur darauf aufbauen. Die Zuordnung zu Ihren Ordnern und Kategorien ist flexibel konfigurierbar.
Was passiert bei Dokumenten, die nicht eindeutig sind?
Jede Klassifizierung hat einen Konfidenzwert. Bei Dokumenten mit niedrigem Wert werden Sie zur Prüfung aufgefordert. Das System lernt aus Ihren Korrekturen und wird immer besser.
Funktioniert Flatscouts mit meinem ERP?
Flatscouts arbeitet mit gängigen ERP-Systemen der Schweizer Immobilienbranche zusammen – darunter Garaio REM, Rimo R5, ImmoTop, AbaImmo und weitere. Die klassifizierten Dokumente können exportiert und importiert werden.
Bereit für weniger Ablage-Stress?
Lassen Sie uns besprechen, wie Flatscouts Ihre tägliche Dokumentenablage automatisieren kann.
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