Dokumentenklassifizierung
Automatische Erkennung und Einordnung von Dokumenten nach ihrem Typ (Mietvertrag, Rechnung, Kündigung etc.) in eine definierte Ablagestruktur.
Glossar: Dokumentenmanagement in der Immobilienbewirtschaftung
Die wichtigsten Begriffe rund um Dokumentenverwaltung und Mandatswechsel in der Schweizer Immobilienbranche.
Mandatswechsel
Übergabe einer Liegenschaftsverwaltung von einer Bewirtschaftungsfirma an eine andere. Alle Daten und Dokumente müssen strukturiert übergeben werden.
Monster-PDF
Umgangssprachlich für sehr grosse, unstrukturierte PDF-Dateien (oft 100-300 Seiten) bei Mandatsübergaben. Enthält viele Dokumenttypen ohne Trennung.
Eigentümerdossier (ED)
Aktensammlung mit Dokumenten zum Immobilieneigentümer: Bewirtschaftungsverträge, Korrespondenz, Honorare, Budgets.
Liegenschaftsdossier (LD)
Aktensammlung zur Liegenschaft: Serviceverträge, Pläne, Grundbuchauszüge, Nebenkostenabrechnungen.
Mieterdossier (MD)
Aktensammlung zum Mietverhältnis: Mietvertrag, Nachträge, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz, Kündigungen.
Hauswartdossier (HD)
Aktensammlung zum Hauswart: Vertrag, Pflichtenheft, Lohnabrechnungen.
SVIT
Schweizerischer Verband der Immobilienwirtschaft. Das SVIT Futureboard hat den Leitfaden "Datenhandling beim Mandatswechsel" erarbeitet.
Konfidenzwert
Prozentwert, der angibt, wie sicher die KI bei einer Klassifizierung ist. Hoher Wert = automatische Verarbeitung möglich.
Digitaler Zwilling
Strukturierte, durchsuchbare digitale Repräsentation eines Dokuments mit extrahierten Metadaten.
DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Software zur Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente. In der Schweizer Immobilienbranche z.B. Therefore, D3, DocuWare.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Betriebswirtschaftliche Software. In der Schweizer Immobilienbranche z.B. Garaio REM, Rimo R5, ImmoTop, AbaImmo, Propbase.
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